Jeszcze niedawno księgowość była obszarem, w którym dominowały ręczne operacje, powtarzalne czynności i duża podatność na błędy. Dziś ten model dynamicznie się zmienia. Sztuczna inteligencja w systemach ERP przestaje być dodatkiem, a zaczyna pełnić rolę realnego wsparcia w codziennej pracy działów finansowych.
W praktyce oznacza to jedno: księgowość przechodzi z etapu operacyjnego do etapu analitycznego i zarządczego. Coraz więcej czynności wykonywanych jest automatycznie, a rola księgowego przesuwa się w stronę kontroli, weryfikacji i interpretacji danych.
AI w księgowości – czym właściwie jest
Sztuczna inteligencja w systemach ERP to zestaw technologii, które analizują dane, rozpoznają wzorce i wspierają podejmowanie decyzji. W rozwiązaniach Comarch wykorzystuje się m.in. uczenie maszynowe, przetwarzanie obrazów oraz duże modele językowe.
Uczenie maszynowe pozwala przewidywać zdarzenia na podstawie danych historycznych, przetwarzanie obrazów umożliwia automatyczne odczytywanie dokumentów, a modele językowe odpowiadają za komunikację z systemem w naturalnym języku.
Co istotne, technologie te od lat funkcjonują w tle systemów ERP, ale dopiero dziś zaczynają być widoczne jako realne narzędzia pracy użytkownika.
Automatyzacja dokumentów – więcej niż OCR
Jednym z najważniejszych obszarów wykorzystania AI w księgowości jest przetwarzanie dokumentów. Tradycyjne OCR pozwalało jedynie przenieść dane z dokumentu do systemu. Rozwiązania oparte na AI idą znacznie dalej.
Comarch OCR & KSeF nie tylko odczytuje dane z faktur, ale również automatycznie dopasowuje je do odpowiednich pól w systemie i interpretuje ich znaczenie.
W praktyce oznacza to:
- rozpoznawanie numerów NIP, stawek VAT czy pozycji produktowych
- analizę dokumentów o różnej strukturze i formacie
- obsługę nie tylko faktur, ale także zamówień, wyciągów bankowych czy dokumentów magazynowych
Dzięki temu znacząco ograniczona zostaje ręczna praca, która była jednym z głównych źródeł błędów i strat czasu.
Faktury cykliczne – AI jako inteligentny asystent
Kolejnym przykładem wykorzystania sztucznej inteligencji jest automatyczne rozpoznawanie powtarzalnych dokumentów.
System analizuje historię danych i identyfikuje faktury cykliczne na podstawie takich elementów jak kontrahent, pozycje czy częstotliwość wystawiania.
Gdy wykryje powtarzalny schemat, proponuje użytkownikowi automatyczne wystawianie dokumentów w przyszłości. Co istotne, działa to zgodnie z podejściem Human-in-the-loop – system sugeruje rozwiązanie, ale ostateczna decyzja zawsze należy do użytkownika.
To model, który pozwala łączyć automatyzację z pełną kontrolą nad procesami księgowymi.
AI w windykacji – wsparcie płynności finansowej
Jednym z największych wyzwań firm jest utrzymanie płynności finansowej. Opóźnienia w płatnościach to standard, który często generuje problemy operacyjne.
W tym obszarze sztuczna inteligencja w systemach Comarch ERP oferuje konkretne wsparcie. Algorytmy analizują historię współpracy z kontrahentami i potrafią przewidzieć termin zapłaty lub sugerować poziom bezpiecznego kredytu kupieckiego.
Dodatkowo systemy automatyzują działania windykacyjne – od generowania przypomnień po rekomendację kolejnych kroków. Dzięki temu proces odzyskiwania należności staje się bardziej przewidywalny i uporządkowany.
ChatERP – nowy sposób pracy z systemem
Jednym z najbardziej widocznych przykładów wykorzystania AI w systemach Comarch jest ChatERP – inteligentny asystent, który zmienia sposób interakcji z ERP.
Zamiast klasycznej nawigacji po modułach użytkownik może komunikować się z systemem za pomocą języka naturalnego. ChatERP:
- odpowiada na pytania dotyczące danych
- wyjaśnia działanie funkcji systemu
- wykonuje wybrane operacje na polecenie użytkownika
To rozwiązanie szczególnie przydatne w codziennej pracy oraz w procesie wdrażania nowych pracowników, którzy mogą szybciej odnaleźć się w systemie.
Agenci AI – od wsparcia do automatyzacji procesów
Kolejnym etapem rozwoju są agenci AI, czyli wyspecjalizowane komponenty przejmujące konkretne zadania w systemie.
W rozwiązaniach Comarch ERP agenci mogą m.in.:
- kategoryzować dokumenty na podstawie historii
- dopasowywać schematy księgowe
- automatycznie księgować dokumenty i generować dekrety
Ważne jest to, że działają one w określonym zakresie i zgodnie z uprawnieniami użytkownika. Nie są autonomicznym systemem poza kontrolą – są narzędziem, które przejmuje powtarzalne czynności i oddaje wynik do weryfikacji.
Bezpieczeństwo danych i kontrola
Rozwój AI w księgowości naturalnie rodzi pytania o bezpieczeństwo danych. W systemach Comarch ten obszar został jasno określony.
- działa na danych firmowych bez konieczności ich migracji
- respektuje role i uprawnienia użytkowników
- nie ma nieograniczonego dostępu do wszystkich informacji
- wykorzystuje historię konwersacji wyłącznie w kontekście pracy użytkownika
Dzięki temu firmy mogą korzystać z automatyzacji bez ryzyka utraty kontroli nad danymi.
Nowa rola księgowości
Najważniejsza zmiana, jaką wprowadza sztuczna inteligencja, dotyczy roli księgowego w organizacji.
Zamiast ręcznego wprowadzania danych i odtwarzania dokumentów, coraz więcej czasu można poświęcić na:
- analizę danych
- kontrolę procesów
- wsparcie decyzji biznesowych
System ERP przestaje być jedynie narzędziem ewidencyjnym. Staje się aktywnym partnerem w pracy z danymi i zarządzaniu firmą.
Automatyzacja powtarzalnych zadań, inteligentne przetwarzanie dokumentów oraz wsparcie analityczne sprawiają, że księgowość staje się obszarem o znacznie większej wartości biznesowej.
Dla firm oznacza to większą efektywność, mniej błędów i lepszą kontrolę nad finansami.
Dla księgowych – zmianę roli z wykonawczej na ekspercką.