Blisko 100 klientów Comarch ERP testuje rozwiązania oparte na agentach AI. W ciągu około półtora miesiąca wykorzystali je ponad 300 tys. razy i przetworzyli niemal 100 tys. dokumentów. Przynosi to konkretne efekty: weryfikacja kontrahenta trwa o 92 proc. krócej, a sprawdzenie 1000 pozycji zajęło 3 minuty zamiast 6 godzin.

Agenci AI trafiają do kolejnych obszarów systemów ERP, przede wszystkim tam, gdzie pracownicy mają do czynienia z dużą liczbą dokumentów i powtarzalnych czynności. W przypadku rozwiązań Comarch są to m.in. procesy związane z fakturami, weryfikacją kontrahentów, kwalifikowaniem kosztów czy rozliczaniem wyciągów bankowych.

Rozwiązania są dostępne m.in. w Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima, Comarch Betterfly, Comarch WMS, Comarch BI Point, aplikacjach mobilnych oraz Comarch e-Sale.

Niemal 100 tys. dokumentów w półtora miesiąca

Skala wykorzystania agentów AI jest jednym z najważniejszych rezultatów dotychczasowego programu. W ciągu około sześciu tygodni rozwiązania zostały wykorzystane ponad 300 tys. razy, a liczba przetworzonych dokumentów sięgnęła niemal 100 tys.

To przede wszystkim dokumenty i dane związane z codzienną działalnością przedsiębiorstw. Szczególnie dużym zainteresowaniem cieszą się funkcje wspierające pracę z fakturami.

Agent AI może pomóc w sprawdzeniu danych dostawcy, wykryciu niezgodności przed zaksięgowaniem dokumentu, zakwalifikowaniu kosztu czy przypisaniu dokumentu do odpowiedniej kategorii.

W przypadku firmy obsługującej setki lub tysiące dokumentów miesięcznie takie czynności mogą pochłaniać znaczną część czasu pracy działów księgowych i finansowych. Automatyzacja pozwala przenieść część tych obowiązków z pracownika na system.

Weryfikacja kontrahenta o 92 proc. szybsza

Pierwsze wyniki pokazują, że zastosowanie agentów AI może znacząco zmienić czas realizacji wybranych procesów.

W testach przeprowadzonych przez zespoły produkcyjne Comarch czas weryfikacji kontrahenta został skrócony o 92 proc. W przypadku przetwarzania rozliczeń odnotowano natomiast możliwość przyspieszenia procesu nawet stukrotnie.

Nie każdy proces będzie oczywiście działał szybciej w takim samym stopniu. Największe efekty można uzyskać tam, gdzie występuje dużo powtarzalnych operacji i duży wolumen danych.

Dobrym przykładem jest automatyczne parowanie pozycji z wyciągów bankowych.

Z sześciu godzin do trzech minut

Jednym z przedsiębiorstw uczestniczących w testach jest ASAJ. Firma wykorzystuje agenta AI w Comarch ERP XL do automatyzacji rozliczania wyciągów bankowych.

Rozwiązanie analizuje pozycje znajdujące się na wyciągach i pomaga dopasować je do odpowiednich dokumentów handlowych. Testy przeprowadzone na dużych zbiorach danych pokazały, że proces może zostać wykonany w ciągu kilku minut.

W przypadku 1000 pozycji czas potrzebny na ich weryfikację został skrócony z około sześciu godzin do trzech minut.

To ponad 99-procentowa redukcja czasu potrzebnego na wykonanie zadania.

Dla przedsiębiorstwa oznacza to nie tylko szybsze rozliczenia. Mniej czasu spędzonego na ręcznym sprawdzaniu pozycji oznacza również możliwość skierowania pracowników do zadań wymagających analizy, kontroli i podejmowania decyzji.

AI połączone z RPA i API

Agenci wykorzystywani w systemach Comarch ERP nie opierają się wyłącznie na modelach językowych. Ich działanie wykorzystuje kilka elementów technologicznych: sztuczną inteligencję, RPA oraz otwarte API.

To ważne w przypadku systemów ERP, które muszą pracować na rzeczywistych danych i być częścią istniejących procesów biznesowych.

Model językowy może analizować informacje i formułować rekomendacje, ale dopiero połączenie go z mechanizmami automatyzacji i integracji pozwala wykorzystać takie możliwości bezpośrednio w systemie przedsiębiorstwa.

RPA odpowiada za wykonywanie powtarzalnych czynności, natomiast API umożliwia komunikację pomiędzy systemem ERP a innymi elementami środowiska informatycznego. W efekcie agent może analizować dane, korzystać z informacji dostępnych w systemie i przygotować propozycję dalszego działania.

Człowiek zachowuje kontrolę nad procesem

Ważnym elementem rozwiązania jest model Human-in-the-Loop, w którym sztuczna inteligencja nie przejmuje pełnej kontroli nad procesem.

Agent może wykonać analizę, znaleźć potencjalny błąd albo zaproponować sposób zakwalifikowania dokumentu. Ostateczne zatwierdzenie operacji pozostaje jednak po stronie użytkownika. Takie rozwiązanie ma szczególne znaczenie w finansach i księgowości. Automatyzacja może znacząco ograniczyć liczbę czynności wykonywanych ręcznie, ale pracownik nadal może zweryfikować wynik i podjąć ostateczną decyzję.

W praktyce oznacza to połączenie automatyzacji z kontrolą człowieka, zamiast całkowitego przekazania procesu systemowi.

Bezpieczeństwo danych w centrum uwagi

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w systemach biznesowych wiąże się również z pytaniami o sposób przetwarzania danych. W przypadku ERP znaczenie tego zagadnienia jest szczególnie duże, ponieważ systemy przechowują informacje finansowe, handlowe i dane kontrahentów.

Dane klientów wykorzystywane przez agentów Comarch są przetwarzane na terenie Unii Europejskiej. Nie są również wykorzystywane do trenowania modeli sztucznej inteligencji.

Agenci działają w ramach ekosystemu Comarch, a ich zastosowanie zostało zaprojektowane tak, aby użytkownik zachował kontrolę nad wykonywanymi operacjami.

Dla przedsiębiorstw oznacza to możliwość wykorzystania automatyzacji bez konieczności przekazywania własnych danych jako materiału do trenowania modeli.

Gdzie agenci AI mogą znaleźć zastosowanie?

Obecne rozwiązania obejmują przede wszystkim procesy, w których występuje duża liczba podobnych operacji. To między innymi:

• obsługa i analiza faktur,
• weryfikacja kontrahentów,
• wykrywanie błędów i niezgodności,
• kwalifikowanie kosztów,
• kategoryzacja dokumentów,
• rozliczanie wyciągów bankowych,
• automatyczne parowanie przelewów,
• wsparcie procesów księgowych i finansowych.

Lista zastosowań może się jednak rozszerzać wraz z rozwojem technologii i kolejnymi etapami wdrażania agentów w systemach ERP.

Istotne jest przy tym, że nie chodzi wyłącznie o automatyzowanie pojedynczych kliknięć. Agent może analizować dane i kontekst, a następnie przygotować wynik, który użytkownik może zaakceptować lub skorygować.

Dotychczasowe wyniki pokazują, że agenci AI mogą znaleźć praktyczne zastosowanie w codziennej pracy z systemami ERP. Szczególnie dobrze sprawdzają się tam, gdzie pracownicy mają do czynienia z dużą liczbą dokumentów i powtarzalnymi zadaniami.