Dostępność i Harmonogram
1. W której aktualizacji planują Państwo w konfiguracji Optimy dostosować się do opcji certyfikatów?
Opcja certyfikatów jest już dostępna w aktualnej wersji 2026.0.1 https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2026/dokumentacja/jak-uwierzytelnic-sie-do-srodowiska-demo-ksef-za-pomoca-certyfikatu-ksef/
2.Jak się zalogować na to środowisko demo?
Proszę sprawdzić tutaj: https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2026/dokumentacja/jak-uwierzytelnic-sie-do-srodowiska-demo-ksef-za-pomoca-certyfikatu-ksef/
3.Czy w wersji 2026.0.1 jest tylko obsługa tokenów?
Tak, w przypadku środowiska produkcyjnego.
4.Czy w wersji 2025.2.1 można testować KSeF?
W wersji 2026.0.1 możemy testować KSeF w środowisku KSeF 2.0
5.Kiedy planowana jest automatyczna wysyłka o danej godzinie wystawionych faktur?
Funkcjonalność automatycznej wysyłki (tzw. Automat wysyłki faktur) jest obecna w Comarch ERP Optima i umożliwia ustawienie konkretnej godziny oraz interwału (np. co 1 godzinę, 2 godziny, 4 godziny). Ta funkcjonalność jest kluczowa dla automatyzacji procesów w KSeF i wysyłki paczek faktur, w tym tych wystawionych na zmianie nocnej. Więcej: https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2021_5/index.php/dokumentacja/automatyczna-wysylka-faktur-o-danej-godzinie/
6.W której wersji Comarch Mobile w połączeniu z Optimą będzie możliwa konfiguracja i wysyłka dokumentów do KSeF?
Udostępnienie wersji Comarch Mobile umożliwiającej komunikację z KSeF planowane jest na grudzień 2025 r.
7.Kiedy numery faktur KSeF będą w JPK?
Zgodnie z informacjami opublikowanymi na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/: „Nowa struktura JPK_VAT zostanie udostępniona jeszcze przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF, aby zapewnić stabilny proces jej implementacji w narzędziach do wysyłki plików JPK. Będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 r.” W związku z tym numery faktur KSeF będą wykazywane w strukturze JPK dopiero po wdrożeniu nowej wersji pliku JPK_V7M(3) oraz JPK_V7K(3). Planowany termin wydania wersji programu Comarch ERP Optima zawierającej zmiany związane z nową strukturą JPK to luty/marzec 2026 r.
8. Kiedy wyjdzie nowa wersja BPM?
W pierwszej połowie grudnia planowane jest udostępnienie nowej wersji Comarch BPM.
9. Czy w Optimie będzie można korzystać z integracji ECOD z KseF?
Integracja z ECOD planowana jest w wersji grudniowej Comarch ERP Optima.
Koszty i Opłaty
1. Czy pobieranie, czy wysyłanie będzie płatne po okresie darmowym?
Bezpłatny okres komunikacji z KSeF dla Klientów Comarch ERP do 31 lipca 2026 roku. Jeśli Klient nabył Comarch ERP 1 czerwca 2025 r. lub później, darmowy okres trwa aż do końca roku 2026. Później jest płatne zgodnie z cennikiem.
2. Czy przy wystawieniu korekty do faktury znajdującej się już w KSeF wysyłamy tę korektę do KSeF również przez Comarch KSeF – i to zabiera nam z limitu kolejny dokument?
Tak, każda faktura wysłana czy odebrana z KSeF pobiera nam limit.
3. Czy pobieranie/wysyłanie dokumentów z/do KSeF w Comarch Betterfly jest bezpłatne?
Komunikacja z KSeF w Comarch ERP Betterfly (dawniej Comarch ERP XT) jest bezpłatna.
4.Czy limit jest od faktur pobranych i wysłanych, czy jest to oddzielnie?
Limit obejmuje wszystkie operacje wymiany e-faktur.
5. Klient ma pakiet OCR&KSEF oraz KSeF. Jak Optima będzie liczyć dokumenty w obu licencjach?
W takim przypadku dokumenty są w pierwszej kolejności pobierane z pakietu KSeF. Każda faktura KSeF liczona jest jako jeden dokument, niezależnie od liczby stron czy pozycji na fakturze. Natomiast w przypadku OCR&KSeF, każda zeskanowana strona pomniejsza limit pakietu o 1 stronę.
6. W płatnym Comarch Betterfy (e-Faktury Plus) KSeF jest bezpłatny, a w bezpłatnym z pakietu biura?
Zarówno w płatnym Comarch Betterfly (dawniej Comarch ERP XT) jak i bezpłatnym komunikacja z KSeF jest bezpłatna.
7. Jeśli klient korzysta z pakietu OCR&KSeF, a ten pakiet liczony jest ilością stron, to jak ilości te będą liczone w przypadku skanowania OCR, a jak przy pobieraniu/wysyłce dokumentów KSeF?
W przypadku pakietu OCR&KSeF sposób naliczania wykorzystania pakietu zależy od rodzaju przetwarzanego dokumentu. Dla dokumentów KSeF – każda faktura pobrana lub wysłana do KSeF liczona jest jako jeden dokument, niezależnie od liczby stron czy pozycji. Dla dokumentów OCR – każda zeskanowana strona pomniejsza limit pakietu o 1 stronę. W pierwszej kolejności system wykorzystuje pakiet KSeF, a dopiero następnie pomniejsza limit stron w części OCR.
Wysyłka Faktur Sprzedaży
1. Czy dokument zatwierdzony po API również zostanie automatycznie wysłany? Jeśli na operatorze logującym się do API będzie zaznaczony parametr?
Tak. System Comarch Betterfly oraz Optima umożliwia automatyczną wysyłkę faktur do KSeF z poziomu systemu ERP po zatwierdzeniu dokumentu. W przypadku Comarch Betterfly (i pokrewnych) po zatwierdzeniu dokumentu następuje automatyczna wysyłka do KSeF (jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia). Jeśli parametr automatycznej wysyłki jest odznaczony, użytkownik musi sam wywołać wysłanie do KSeF. Więcej: https://pomoc.erpxt.pl/dokumentacja/jak-wyslac-fakture-do-krajowego-systemu-e-faktur-ksef/
2. Czy Optima może automatycznie przesyłać faktury do KSeF?
Faktury mogą być automatycznie wysyłane w momencie zatwierdzania dokumentu, jeśli mamy zaznaczony odpowiedni parametr (“Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu”) na karcie operatora.
3. Czy będzie możliwe wysyłanie FS ustawionym harmonogramem w Optimie?
Wysyłka do KSe może być realizowana automatycznie podczas zatwierdzania dokumentu.
4. Jaka jest ścieżka wystawiania: w Handlu, przenoszenie do zakładki KSeF i wysyłka?
Mamy możliwość wysyłki Faktur do KSeF podczas zatwierdzania dokumentu lub możemy również wysyłać z poziomu listy za pomocą dedykowanego przycisku
5. Czy Optima będzie umożliwiała umieszczanie na fakturach kodów QR?
Na fakturze wysłanej do KSeF na wydruku faktury pojawia się kod QR
6. Czy można przenieść do bufora fakturę sprzedaży, która była już wysłana do KSeF, aby uzupełnić fakturę o WZ?
Nie ma takiej możliwości.
7.Skąd będziemy wiedzieć w jakim trybie została wystawiona faktura?
Informacje o statusie dokumentu w kontekście KSeF dostępne są na formularzu faktury na zakładce KSeF.
8. Czy możliwe jest mapowanie zabezpieczające przed wysyłką błędnie wystawionych faktur?
Podczas eksportu Faktur do KSeF weryfikowana jest struktura Faktury.
9. Czy można edytować w Optimie wysłaną fakturę do KSeF, która nie miała WZ, w celu uzupełnienia w fakturze WZ?
Nie ma takiej możliwości.
10. Czy faktura z towarem musi mieć wygenerowane WZ zanim wyślemy ją do KSeF? Czy można np. wysłać FV bez generowania do niej WZ, a dopiero potem wygenerować WZ do tej wysłanej już do KSeF FV?
Program pozwala na wysłanie samej Faktury Sprzedaży.
11. Mam rozumieć, że ustawodawca dopuszcza wystawienie FS i wysłanie jej do KSeF z opóźnieniem, nie musi być on wysyłany zaraz po wygenerowaniu?
MF przewidziało tryb offilne24, który pozwala na wygenerowanie dokumenty i wysłanie tego dokumentu do końca kolejnego dnia roboczego.
12. Czy będzie możliwość takiego ustawienia programu, aby faktury cykliczne generowały się zatwierdzone i wysłane do KSEF?
Tak. Faktury cykliczne (zgodnie z funkcjonalnością programu) mogą być generowane jako zatwierdzone. W Comarch ERP Optima i XT istnieje również możliwość ustawienia automatycznej wysyłki faktur do KSeF bezpośrednio po ich zatwierdzeniu. To połączenie funkcjonalności pozwala na automatyczne generowanie, zatwierdzanie i wysyłanie faktur cyklicznych do KSeF. Więcej: https://pomoc.erpxt.pl/dokumentacja/jak-wyslac-fakture-do-krajowego-systemu-e-faktur-ksef/
13. Klient fakturuje na koniec miesiąca – gdzie fizycznie jest to wykonywane w kolejnych dniach do 15-stego następnego miesiąca. Po wejściu KSeF rozumiem, że trzeba będzie opierać się na dacie sprzedaży (np. ostatni dzień roboczy miesiąca) i dacie wystawienia (bieżąca) = data wysyłki z systemu do KSeF.
Data sprzedaży pozostaje bez zmian i może być inna niż data wystawienia faktury. W praktyce oznacza to, że data sprzedaży może pozostać np. ostatnim dniem roboczym miesiąca, natomiast data wystawienia będzie odpowiadać dacie faktycznego wprowadzenia i wysyłki faktury do KSeF.
14. Czy FS zarejestrowaną z poziomu rejestru VAT będzie można wysłać do KSeF?
Tak, oczywiście. Będzie taka możliwość.
15. Czy Optima może automatycznie przesyłać faktury do KSeF?
Faktury mogą być automatycznie wysyłane w momencie zatwierdzania dokumentu, jeśli mamy zaznaczony odpowiedni parametr (“Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu”) na karcie operatora.
16. Anulowania faktur – po wysyłce do KSeF nie będzie takiej możliwości? Powinna być wystawiona korekta?
W środowisku produkcyjnym nie będzie możliwości anulowania Faktury. W takim przypadku należy wystawić korektę.
17. Jeśli w firmie jest 200-300 pracowników, którzy wystawiają faktury sprzedaży przez 24h na dobę – czy będą możliwości automatyzacji lub grupowania faktur do wysłania do KSeF np. ze zmiany nocnej w dniu następnym przez wyznaczoną osobę?
Tak, jest taka możliwość. Faktury mogą zostać wygenerowane, ale niewysłane od razu do KSeF. Następnie osoba z odpowiednimi uprawnieniami może przesłać te dokumenty następnego dnia, np. po zakończeniu zmiany nocnej. W takim przypadku system potraktuje te faktury jako wysyłane w trybie offline24.
18. Klient fakturuje na koniec miesiąca – gdzie fizycznie jest to wykonywane w kolejnych dniach do 15-stego następnego miesiąca. Po wejściu KSeF rozumiem, że trzeba będzie opierać się na dacie sprzedaży (np. ostatni dzień roboczy miesiąca) i dacie wystawienia (bieżąca) = data wysyłki z systemu do KSeF.
Data sprzedaży pozostaje bez zmian i może być inna niż data wystawienia faktury. Najwięcej wątpliwości dotyczyło daty wystawienia, jednak kwestie te zostały szczegółowo opisane na stronie Ministerstwa Finansów: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/faktura-ustrukturyzowana-i-struktura-logiczna-fa. W praktyce oznacza to, że data sprzedaży może pozostać np. ostatnim dniem roboczym miesiąca, natomiast data wystawienia będzie odpowiadać dacie faktycznego wprowadzenia i wysyłki faktury do KSeF.
19. Czy wysyłka do KSeF z Comarch Mobile musi być w tym samym dniu co data faktury, czy może być później?
Może być później. W Comarch Mobile wysyłka odbywa się automatycznie w momencie zatwierdzenia dokumentu (jeśli jest skonfigurowana). Z prawnego punktu widzenia, datą wystawienia faktury w KSeF jest data wskazana w treści faktury przez wystawcę, a nie data wysyłki (o ile nie jest to tryb offline/awaryjny). Zatem system Mobile musi jedynie zapewnić wysłanie faktury w ustawowym terminie.
20. Co z fakturami pro forma i płatnościami za nie?
Faktury proforma nie są wysyłane do KSeF.
Import i Obsługa Faktur Zakupowych
1. Czy w Optimie planowana jest (albo już gotowa) funkcjonalność szczegółowego importu z KSeF bezpośrednio do rejestru VAT (z pominięciem wcześniejszego importu do Handlu), tzn. czy jest możliwość importu do rejestru VAT wszystkich pozycji z faktury jedna po drugiej, tak by w opisie kategorii pozycji znalazła się nazwa towaru/usługi z faktury?
Tak, jest taka możliwość. Comarch ERP Optima pozwala na przeniesienie faktur pobranych z KSeF bezpośrednio do rejestru VAT (z poziomu formularza dokumentu lub listy faktur z KSeF), z pominięciem modułu Handel.
2. Czy faktury zakupu, które trafią do modułu Handel, będą miały status Bufor?
Tak.
3. Gdzie w Comarch ERP pobiera się faktura?
W programie Comarch ERP Optima faktury z KSeF możemy pobrać z zakładki KSeF/ Faktury z KSeF, po wejściu na listę automatycznie pobierają nam się dokumenty za okres 2 miesięcy. Dodatkowo mamy również możliwość pobrania faktu KSeF z Rejestrów VAT oraz z listy Faktur zakupu w zakładce Handel.
4. Jak zakwalifikować fakturę, w której część kwalifikowana jest do Handlu, a część do Rejestru VAT?
Faktura pobrana z KSeF może zostać zakwalifikowana tylko do jednego miejsca albo do Handlu albo do Rejestrów VAT. Jeśli chcielibyśmy mieć dany dokument w obu miejscach należałoby pobraną fakturę przenieść do Handlu a następnie w Handlu z listy Faktur zakupu po zatwierdzeniu faktury przenieść ją do Rejestru VAT z apomoca ikony “Przenieś do rejestru VAT”. Nie da się jednak przenieść części faktury do Handlu a drugiej części do Rejestrów VAT, taki przypadek należałoby podzielić samodzielnie i wprowadzić te dokumenty ręcznie.
5. Czy będzie możliwość przeniesienia jednej faktury do dwóch rejestrów VAT?
Nie, faktura może zostać przeniesiona tylko do jednego rejestru.
6. Co oznacza kwalifikacja do Handlu?
Że dany dokument pobrany z KSeF zostanie przeniesiony na listę Faktur zakupu w zakładce Handel.
7. Czy można część z faktury pobranej do Handlu przenieść do Rejestru VAT?
Z Handlu możemy do Rejestrów VAT przenieść tylko cały dokument, natomiast z poziomu Rejestrów VAT możemy taki dokument edytować tak by znalazła się na nim tylko część
8. Skąd biorą się faktury na liście faktur z KSeF? Czy to zaciąga się automatycznie?
Faktury pobierane są automatycznie przy każdym wejściu na listę. Po pierwszym wejściu na listę automatycznie pobierają nam się dokumenty za okres 2 miesięcy. Przy każdym następnym wejściu pobierają się tylko nowe dokumenty od ostatniego pobrania.
9. Co z fakturami wystawionymi niepoprawnie – jak ją oznaczyć?
Jeśli Faktura została błędnie wystawioną na naszą firmą to można ją przenieść do archiwum.
10. Czy faktura zakupu przeznaczona do modułu handel może być edytowana (żeby przyjąć na magazyn towar tak, jak potrzebuję)?
Może być edytowana.
11. Czy widać, które FV mamy pobrane, a które nie?
Na liście “Faktury z KSeF” widzimy wszystkie dokumenty pobrane z KSeF, jeśli uruchomimy pobieranie to pobiorą nam się tylko nowe dokumenty, których jeszcze nie ma w programie.
12. Czy z faktur zaimportowanych z KSeF będzie można zrobić dokument PZ?
Dostępna jest funkcja łączenia Faktur pobranych z KSeF z zatwierdzonymi dokumentami PZ.
13. Czy będą pobierać się faktury tylko raz, nie powielą się przy kolejnym pobieraniu?
Na liście “Faktury z KSeF” widzimy wszystkie dokumenty pobrane z KSeF, jeśli uruchomimy pobieranie to pobiorą nam się tylko nowe dokumenty, których jeszcze nie ma w programie.
14. Faktury zakupowe-towar będą się zaciągać do systemu i będzie tworzyć się PZ?
Faktury mogą być przenoszone do modułu Handel oraz mogą być tworzone dokumenty PZ.
15. Skąd faktura przeniesiona do Handlu będzie „wiedzieć”, jaki to towar?
Przy wyszukiwaniu pozycji w pierwszej kolejności weryfikowane jest, czy w bazie istnieje produkt o kodzie EAN odczytanym z faktury. Jeżeli nie ma takiego kodu EAN w bazie, wówczas weryfikacja jest po nazwie.
16. Jeśli na FZ będzie jedna pozycja, czy po przeniesieniu jej z KSeF do Handlu będziemy mogli podzielić tę jedną pozycję na 2 lub 3, aby móc zakwalifikować w różne kategorie kosztowe?
Na ten moment istnieje możliwość edycji dokumentu po jego przeniesieniu z KSeF do modułu Handel. Użytkownik może samodzielnie podzielić pozycję faktury na kilka części, aby odpowiednio zakwalifikować je do różnych kategorii kosztowych.
17. Czy Optima będzie wiązać FZ z PZ, jeżeli taki będzie w systemie, lub z RO, jeżeli dostawca poda jego numer w odpowiednim polu schemy KSeF?
W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość wiązania zatwierdzonych dokumentów PZ z Fakturami zakupu pobranymi z KSeF. Szczegóły funkcjonalności zostały opisane:https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2025_5/dokumentacja/wiazanie-dokumentow-fz-w-buforze-z-zatwierdzonymi-dokumentami-pz/
18. A jak błędnie zakwalifikowany dokument do rejestru, a powinien być do Handlu – to jak skorygować taką sytuację?
Należy usunąć dokument z Rejestru VAT, po tej operacji program pozwoli na przeniesienie do modułu Handel.
19. Czy po zaimportowaniu dokumentu z KSeF do rejestru VAT można go usunąć z rejestru i np. ponownie zaimportować z KSeF, ale do Handlu?
Tak, program Comarch ERP Optima pozwala na usunięcie z listy w rejestrze VAT sprzedaży/zakupu i ponowny import ale na listę Faktur sprzedaży lub zakupu.
20. Co jeżeli na PZ rozbijemy towar np. na rozmiarówkę, a na FZ jest wprowadzona 1 pozycja zbiorcza?
Jeżeli z KSeF pobierzemy fakturę zakupu i powiążemy ją z utworzonym wcześniej PZ, to i tak zatwierdzając FZ, w efekcie będziemy mieć dwa dokumenty, które całkowicie się ze sobą zgadzają. W programie Comarch ERP Optima możliwe jest powiązanie faktury pobranej z KSeF z wcześniej utworzonym dokumentem PZ. Szczegółowe informacje na ten temat znajdą Państwo w artykule dostępnym pod adresem: https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2025/dokumentacja/wiazanie-dokumentow-fz-w-buforze-z-zatwierdzonymi-dokumentami-pz/
21. Czy w Optimie na liście faktur zakupu mogą funkcjonować dokumenty zakupu towarów (np. FZ) i faktury kosztowe (np. FZK) – czy będzie możliwość wskazania, z jakim schematem numeracji mają zostać utworzone dokumenty po przesłaniu z „bufora KSeF” na listę faktur zakupu?
Po zaimportowaniu Faktury z KSeF istnieje możliwość zmiany schematu numeracji Faktury.
22. Czy możliwe będzie zaciągnięcie do Optimy faktur zakupu pobranych z KSeF poprzez inne programy?
Program Comarch ERP Optima zaciąga wszystkie dokumenty jakie znajdują się w KSeF na dany numer NIP.
23. Czy w Comarch Betterfly będzie możliwość zaznaczenia, że to nie jest nasza faktura (błędna, nie dotyczy naszej firmy)?
Tak, istnieje możliwość przeniesienia faktury do archiwum.
Uwierzytelnianie i Uprawnienia
1. Czy certyfikaty na potrzeby KSeF trzeba będzie kupować w centrach certyfikacji np. KIR lub Certum, czy będzie można go wygenerować z portalu GOV?
Nie, certyfikaty będą dostępne za pomocą narzędzia MCU, udostępnionego przez MF. Dodatkowo, taki certyfikat będzie można wygenerować wprost z Comarch ERP Optima.
2. Czy do pobrania faktur potrzebny będzie podpis kwalifikowany?
W programie Comarch ERP Optima w aktualnej wersji możliwe sposoby autoryzacji to:
W przypadku środowiska produkcyjnego:
W przypadku środowiska demo:
W jaki sposób uwierzytelnić się do środowiska demo znajdą Państwo na stronie pomocy: https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2026/dokumentacja/jak-uwierzytelnic-sie-do-srodowiska-demo-ksef-za-pomoca-certyfikatu-ksef/
3. Jak operator ma zdobyć uprawnienia do pobierania e-faktur z KSeF?
W programie Comarch ERP Optima uprawnienia do wysyłania i pobierania faktur do/z KSeF nadajemy w Konfiguracji programu na karcie operatora.
4. Czy każdy system będzie potrzebować osobny token KSeF? Chyba że można wykorzystać np. w Optimie i BPM ten sam token?
Zalecane są osobne tokeny dla każdego systemu, nie mniej istnieje możliwość wykorzystania tego samego tokenu.
5. Czy wystawca faktury zostanie poinformowany o tym, czy odbiorca lub nabywca pobrał fakturę?
Obecnie sam system KseF nie daje takiej możliwości, co za tym idzie aplikacja Comarch ERP Optima nie ma możliwości pobrania takiej informacji.
Opisywanie i Informacje Dodatkowe
1. Można dołączyć jeszcze numer RO w polu numer Zamówienia w dokumencie KSeF?
Dodatkowe informacje można zawrzeć na 3 zakładce płatności w polu Opis/atrybuty. Treść z tego miejsca przesyłana jest do KSeF.
2. Czy będzie możliwość elektronicznego opisywania faktur (np. koszty, towary, nr rejestracyjne na fakturach za paliwo)?
Do faktur pobranych z KSeF możemy dodać kategorie, atrybut lub notatkę, które oczywiście razem z dokumentem zostaną następnie przeniesione do Handlu lub Rejestrów VAT (w zależności od kwalifikacji).
3. Wysyłając i pobierając faktury z KSeF ma być dostępne pole opisu – proszę powiedzieć, w jakim miejscu będzie ten opis widoczny po pobraniu i z którego pola będzie wysyłka? Będzie to istniejące pole opis czy będzie nowe pole np. opis KSeF?
Opis będzie widoczny na 3 zakładce płatności w polu Opis/atrybuty. Z tego pola przesyłany jest opis dokumentu do KSeF. Przesyłany jest również opis towaru.
4. W jaki sposób jako przedsiębiorca mogę przekazać faktury do partnerów zagranicznych?
Po wysłaniu faktury do KSeF, przedsiębiorca może przekazać ją zagranicznemu kontrahentowi w dotychczasowy, uzgodniony sposób, np. mailowo w formacie PDF. Faktura powinna być opatrzona kodem QR, który umożliwia jej identyfikację i weryfikację w systemie KSeF.
5. Czy wydruki FV „dorabiane” będą do zmiany w związku z faktem, że na wydrukach FV mają się znajdować kody QR?
Wszystko zależy od definicji konkretnego wydruku. W związku z wprowadzeniem kodów QR na fakturach, należy zweryfikować poprawność generowania wydruków po każdej aktualizacji programu. W przypadku wydruków własnych („dorabianych”) może być konieczne ich dostosowanie do nowych wymogów, aby kod QR był prawidłowo prezentowany na fakturze.
Integracja i Moduły
1. Czy trzeba mieć licencję na Obieg Dokumentów?
Nie jest wymagane posiadanie modułu Obieg dokumentów aby korzystać z możliwości importu dokumentów z KSeF.
2. Co w takim razie w wypadku, gdy wizualizacja jest przenoszona, ale osoba nie posiada modułu obiegu?
Nie jest wymagane posiadanie modułu Obieg dokumentów aby wizualizacja faktury była dostępna.
3. Czy jeśli do BPM zaimportuję wszystkie dokumenty (kosztowe i materiałowe), a obieg dotyczy tylko dokumentów kosztowych, to czy kolejno mogę „ponownie” pobrać dokumenty materiałowe do poczekalni w Optimie?
Tak, jest taka możliwość.
4. Mój obieg dotyczy tylko dokumentów kosztowych. Z KSeF importuję do BPM zarówno dokumenty kosztowe, jak i materiałowe. Czy mogę pobrać te same dokumenty materiałowe (które już pobrałam do BPM) do poczekalni w Optimie?
Tak, jest taka możliwość.
5. Czy regułami można rozgraniczyć faktury kosztowe oraz faktury materiałowe?
Docelowo będzie możliwość takiego rozgraniczenia poprzez wskazanie jaki to jest dokument, np. faktura kosztowa, faktura materiałowa oraz filtrowanie wyświetlanej listy dokumentów na tej podstawie poprzez zapytanie SQL. Ponadto będzie możliwość obsługi wielu obiegów przez jeden punkt ACD, co pozwoli na generowanie poszczególnych dokumentów do różnych obiegów.
6. W jaki sposób skonfigurować bazę demo z demo KSeF?
Konfiguracja została opisana w artykule: https://pomoc.comarch.pl/optima/pl/2025_5/dokumentacja/konfiguracja-integracji-z-ksef/
7. Czy w BPM przeniesienie faktury kosztowej do rejestru VAT w Optimie odbywa się tak samo jak na dotychczasowym przykładzie” do generowania? Czy do Optimy program przenosić będzie także informacje o UPO itp.?
Tak, na dokumencie w BPM dodano pola na numer KSeF i datę przyjęcia w KSeF, generowanie będzie odbywać się w taki sam sposób.
Współpraca z Biurem Rachunkowym
1. Jeżeli klient mający Comarch Betterfly pobierze fakturę zakupu z KSeF, następnie wyśle faktury do biura rachunkowego przez IWD, to czy biuro będzie mogło zwizualizować dokument w Optimie?
Tak, w programie Comarch ERP Optima wizualizacja dokumentów będzie widoczna obok dokumentu w Rejestrze VAT.
2. Jeżeli klient posiada moduł Handel i obecnie wprowadza i przesyła tylko dokumenty sprzedaży do Biura Rachunkowego, to Biuro Rachunkowe może pobierać przez KSeF np. jego dokumenty kosztowe od razu do rejestru VAT?
Import dokumentów z KSeF jest możliwy z dowolnej instalacji programu Comarch ERP Optima. Odbywa się on na podstawie tokena lub certyfikatu udostępnionego Biuru Rachunkowemu przez Klienta. W przypadku bezpośredniego pobierania dokumentów kosztowych z KSeF przez Biuro Rachunkowe, konieczne jest potwierdzenie przez Klienta, że dana faktura rzeczywiście dotyczy jego firmy, aby zapewnić poprawność ujęcia dokumentów w rejestrze VAT.
3. A jak ma wyglądać obieg pomiędzy Biurem Rachunkowym i klientem pracującym na obcym systemie ERP?
W przypadku gdy klient pracuje na zewnętrznym systemie ERP (nie Comarch), obieg dokumentów może przebiegać dwojako. Klient może samodzielnie obsługiwać wysyłkę i odbiór dokumentów w KSeF w swoim systemie, a następnie przekazywać je do Biura Rachunkowego w ustalony między stronami sposób. Alternatywnie, klient wysyła dokumenty do KSeF ze swojego systemu, a Biuro pobiera je bezpośrednio z KSeF do programu Comarch Optima – zarówno w zakresie faktur sprzedażowych, jak i zakupowych.
4. Co w przypadku faktur zakupowych z towarem do modułu Handel, które zostały pobrane przez Biuro Rachunkowe?
Co do zasady Biuro Rachunkowe nie przenosi dokumentów do modułu Handel, więc towar z takich faktur zazwyczaj nie jest tam uwzględniany. Jeśli jednak biuro przeniesie dokument do Handlu, wówczas w systemie powstaje faktura zakupu, którą można następnie powiązać z dokumentem PZ.
6. Czy pobrane faktury z KSeF przez klienta z Comarch Betterfly i przesłane do Biura przez internetową wymianę danych będą po stronie biura dodatkowo płatne (pobierane z limitu OCR/KSEF)?
Faktury przesyłane z Comarch Betterfly do Biura przez IWD nie są płatne i nie są pobierane z limitu OCR/KSeF.
7. Jak księgowa z BR pobierze dokumenty z KSeF, to w jaki sposób będzie mogła udostępnić klientowi listę do akceptacji czy ewentualnego opisania kategorią – szczególnie jeżeli klient nie pracuje na systemie Comarch?
Obecnie taka funkcjonalność nie jest jeszcze dostępna, jednak trwają prace nad jej wprowadzeniem. Na ten moment rekomendowanym rozwiązaniem jest, aby Klient samodzielnie pobierał dokumenty z KSeF, opisywał je oraz kwalifikował odpowiednio, a następnie przekazywał do Biura Rachunkowego w uzgodnionej formie.
8. Czy faktura pobierana przez biuro rachunkowe też będzie wpadać do handlu w bazie klienta, czy jest możliwość przeniesienia do rejestru VAT?
Pobrane dokumenty trafiają nam na listę “Faktury z KSeF”, gdzie możemy sobie zadecydować gdzie takie dokumenty mają zostać przeniesione, czy do Handlu czy do Rejestrów VAT. W przypadku błędnego przeniesienia dokumentu np. do Handlu możemy taki dokument oczywiście z Handlu usunąć i przenieś go ponownie do Rejestrów VAT.
9. Czy do Optimy można wczytać plik z KSeF, który klient biura rachunkowego pobrał wcześniej i przesłał na maila?
Na chwilę obecną nie ma możliwości wczytywania dokumentów z KSeF za pomocą pliku xml pobranego z KSeF. W naszym systemie mamy zarejestrowane zgłoszenie w tym temacie.
10. Jak będzie zorganizowane przekazywanie faktur z KSeF do biura rachunkowego?
Biura rachunkowe mogą za pomocą Internetowej wymiany dokumentów pobierać dokumenty przesłane przez swoich Klientów. Klienci Biur mogą skorzystać z aplikacji Comarch ERP Betterfly lub Comarch ERP Optima aby pobrać dokumenty, zweryfikować a następnie przekazać do BR.
11. Będzie widoczny podgląd dokumentu, jeśli ściągniemy go od klienta przez pracę rozproszoną?
W programie istnieje możliwość podglądu faktur pochodzących z KSeF, po otwarciu formularza dokumentu podgląd znajduje się po lewej stronie. Dodatkowo, w Comarch ERP Optima należy włączyć parametr „Eksport i import dokumentów wraz z załącznikami”, który znajduje się w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona. Włączenie tej opcji pozwoli na import dokumentów wraz z załącznikami dla nowo przesłanych dokumentów.